Digitalisierung

Dienstleistung: Digitalisierung von Papierakten und Archiven

Diese Dienstleistung ist eine Kooperation zwischen der Moving Targets Consulting GmbH (mtc) und der iNCO sp. z o.o, eine 100%ige Tochter der Bundesdruckerei. Ihre zu digitalisierende Unterlagen werden in einem hochsicheren und effizienten Workflow verarbeitet, der aus einer Umgebung für die Aufbereitung sensibler, unveröffentlichter Patentanmeldungen entwickelt wurde. Alle gesetzlichen Anforderungen an die Datensicherheit werden für Ihr Projekt erfüllt.

Abholservice und Aktenvorbereitung

Ihre Originale werden von unseren Mitarbeitern verpackt und abgeholt. Der Transport der Akten erfolgt unter einem an Ihre Anforderungen angepassten Sicherheitslevel. Der Abholservice wird durch einen elektronischen Lieferschein gestützt, der die Nachverfolgbarkeit der Akten gewährleistet.
Wir bereiten Ihre Akten für die Digitalisierung vor, beispielweise:

•  Entfernen von Heftklammern
• Sortierung der Akten
• Einsortieren von Trennblättern mit Barcodes zur automatischen Erkennung und Weiterverarbeitung der Akten nach dem Scan-Prozess
• Indexierung: Erfassen von Metadaten wie Aktenzeichen.

Wenn Sie es wünschen, stellen wir nach dem Digitalisieren wieder den Originalzustand der Papierakten her.
Digitalisierung

Massendigitalisierung

Wir digitalisieren Ihr Archivgut mit modernen Hochleistungsscannern mit

• bis zu 8000 Seiten pro Stunde im Format DIN A4
• bis zu 6,9 Mio. Seiten / Monat im Format DIN A4.

Verarbeitet werden können Vorlagenformate von 64 mm x 64 mm bis 305 mm x 863 mm. Für Farb-, Graustufen- oder Bitonal-Abbildungen ist eine optische Auflösung von bis zu 600 dpi möglich.

Großformat

Großformatige Vorlagen wie CAD-Zeichnungen, Landkarten, Bebauungspläne, Plakate, Poster oder Fotos digitalisieren wir auf Spezialscannern. Diese erlauben eine maximale Vorlagenbreite von 914 mm und eine variable Vorlagenlänge. Auf diesen Scannern können optische Auflösungen von bis zu 600 dpi für Farb-, Graustufen- oder Bitonal-Abbildungen realisiert werden.

Buchscan

Wir digitalisieren Ihre wertvollen gebundenen Buchbestände äußerst schonend. Hierfür setzen wir ein berührungsloses Scanverfahren ein, wodurch verzerrungsfreie Abbildungen erzeugt werden, ohne die sensiblen Scan-Vorlagen in Mitleidenschaft zu ziehen.

OCR – Texterkennung

Wir sind spezialisiert auf die OCR-Erfassung sowie die manuelle Korrektur und Strukturierung von Akten, sowie technischen und wissenschaftlichen Dokumentationen. Durch umfangreiche Qualitätssicherungsmaßnahmen sind wir in der Lage, Ihnen Texte mit einer Fehlerquote von unter 0,05% (weniger als einen Fehler je 2000 Zeichen) zu garantieren. Als Output erzeugen wir bei Bedarf XML-Strukturen nach Ihren Vorgaben.
Zum Einsatz kommen State-of-the-Art OCR-Software Produkte (z.B. Nuance Omnipage, Abbyy Finereader). Bei speziellen branchenspezifischen Anforderungen werden die OCR Produkte um eigene Erweiterungen ergänzt, beispielsweise für

• die Erkennung und Auszeichnung von Literaturzitaten
• die Erkennung und Auszeichnung branchenspezifischer Signaturen wie Aktenzeichen
  Metadaten Erfassung

Wir lesen aus Ihrem Archivmaterial alle gängigen Barcode-Typen aus. Ebenso erkennen wir Aktenzeichen, Rechnungsnummern, Datumsangaben usw. in definierten Zonen. Aus heterogenen Dokumenten (Akten mit gemischter Dokumentenart und -qualität) erfassen wir manuell die für sie notwendigen Metadaten. Auch aus handschriftlichen Vorlagen erfassen wir Daten, damit sie auch diese Informationen elektronisch recherchierbar in ihrem System vorhalten können.

Workflow Steuerung

Alle Produktionsschritte werden durch unsere Digitalisierungs-Workflow kontrolliert und protokolliert. Alle Akten müssen einen auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten und vordefinierten Prozess durchlaufen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Akten alle Prozesse durchlaufen müssen und die garantierte Qualität für alle Akten erreicht wird. Auf Wunsch kann Ihnen über eine gesicherte Internet-Verbindung ein direkter Zugang zu der Workflow-Applikation eingerichtet werden, damit Sie stets den Fortschritt zu einzelnen Akten nachverfolgen können.